الإشراف الاكاديمي

   تتولى الشؤون الدراسية مهمة الإشراف الدراسي على المبتعث منذ وصوله وحتى تخرجه أو إنهاء دراسته وعودته النهائية للمملكة. وتتضمن هذه المهمة متابعة المبتعث أولاً بأول والوقوف على مستواه الدراسي للتأكد من إنتظامه في الدراسة وإلتزامه بالمقررات الدراسية طبقاً لخطته الدراسية وللغرض من إبتعاثه. بالإضافة الى أنها حلقة الوصل بين الطالب وجهة إبتعاثه :

أولاً: إرسال الخطة الدراسية

تعبئة نموذج الخطة الدراسية، وإرسالها إلى الملحقية بعد إقرارها وتوقيعها من مرشده الأكاديمي في الجامعة خلال الفصل الأول من الدراسة بالنسبة لطلاب الدراسات العليا وخلال العام الدراسي الأول بالنسبة لطلاب الدراسات الجامعية.

ثانياً: التسجيل

حتى يقوم الطالب بعملية التسجيل على الوجه الصحيح فإن عليه الإلتزام بـ:
1-مواعيد التسجيل
2-الحد الأدنى للساعات الدراسية

ثالثاً: الحد الأدنى للساعات الدراسية

يتطلب من المبتعث الإلتزام بالحد الأدنى للساعات الدراسية المطلوب منه إنجازها وفقاً للنظام الدراسي في الجامعة التي يدرس فيها، ويستثنى من ذلك فترة كتابة أطروحة الدكتوراة أو رسالة الماجستير، علماً بأن عدم الإلتزام بتسجيل الحد الأدنى من الساعات يجعل إقامة الطالب غير قانونية مما يعرضه للعقوبات من قبل إدارة الهجرة الأمريكية التي تصل إلى السجن أو التسفير. والجدول التالي يوضح الحدود الدنيا للساعات الدراسية التي يتعين على المبتعث الإلتزام بها وفقا ً للنظام الدراسي في الجامعة التي يدرس فيها

رابعاً:مواعيد الحذف والإضافة

تقوم الملحقية بتسديد قيمة الرسوم الدراسية عن كل فصل دراسي للمؤسسة التعليمية الملتحق بها المبتعث ، ويجب على المبتعث أن يلتزم بالمواد الدراسية التي اختارها لكل فصل دراسي وأن لا يلجأ لعملية الحذف والإضافة إلا في المواعيد المقررة لها ، ولابد للمبتعث أن يزود الملحقية بوثيقة التسجيل بعد إنتهاء فترة الحذف والإضافة، ويتحمل المبتعث مسؤولية دفع رسوم المقررات التي حذفها أو أضافها دون الرجوع للمشرف الدراسي بالملحقية إذا كانت في غير المواعيد المسموح بها أو ليست ضمن الخطة الدراسية المعتمدة له، وفي حالة ما إذا قامت الملحقية بدفع هذه الرسوم للجامعة فإنها تحسم من مخصصات المبتعث المقبلة.

خامساً:إرسال كشف الدرجات

على المبتعث أن يطلب من مكتب التسجيل في جامعته عقب كل فصل دراسي، إرسال كشف درجاته الرسمي مباشرة إلى مشرفه الدراسي بالملحقية، في موعد أقصاه ثلاثة أسابيع من تاريخ نهاية الفصل الدراسي، علماً بأن التأخر في تزويد الملحقية بكشوف الدرجات في مواعيدها المحددة ، يؤدي إلى إيقاف المخصصات المالية تلقائيا وقد يؤدي إلى إنهاء إبتعاثه

سادساً:المحافظة على معدله العام (GPA)

تنص أنظمة الإبتعاث على أن الحد الأدنى لمعدل درجات المبتعث (المعدل العام GPA) المطلوب إحرازه كشرط لاستمرار عضويته في البعثة ودفع مخصصاته ، هو نقطتان من أصل أربع نقاط بالنسبة للدراسة الجامعية، و ثلاث نقاط من اصل أربع بالنسبة للدراسات العليا، وهو الحد الأدنى المعمول به في معظم الجامعات الأمريكية كشرط للإستمرار في الدراسة، و استيفاء متطلبات الإقامة طبقا ً للقوانين الأمريكية ، علما" بأن الحصول على معدل تراكمي يقل عن ( 2 ) قد يسبب ترحيل الطالب من أمريكا.