الأوراق والمستندات التي يتعين عليه تجهيزها قبيل السفر

يتعين على المبتعث أو الطالب بوجه عام وهو يستعد للسفر أن يحضر معه المستندات والأوراق وأي خصوصيات يراها ضرورية لأن تكون في حوزته مثل:

• شهاداته الدراسية له ولمرافقيه منذ المراحل الأولى للدراسة وحتى آخر مرحلة.
• قرار إبتعاثه أو الموافقة على إيفاده للدراسة للخارج
• خطاب القبول من الجامعة ونموذج I-20 المستخرج منها بما يفيد السماح له بالحصول على تأشيرة الدخول إلى الولايات المتحدة الأمريكية للدراسة فيها.
• على الموظف المبتعث التأكد من إتمام إجراءات ابتعاثه من قبل مرجعه ووزارة التعليم العالي. الخطة الدراسية (إن وجدت).
• شهادات الميلاد له ولمرافقيه مترجمة باللغة الإنجليزية ومصدقة.
• شهادات التطعيم له ولمرافقيه مترجمة باللغة الإنجليزية ومصدقة.
• صورة من حفيظة النفوس، صورة من دفتر العائلة وصورة من عقد النكاح مترجما للغة الإنجليزية ومصدقا من وزارة الخارجية في المملكة
• أي أوراق أو مستندات أخرى يرى ضرورة الإحتفاظ بها معه أثناء إقامته مثل إذن إجازة من العمل للزوجة إذا كانت موظفة وسترافق زوجها أثناء بعثته.
• ويراعى في هذه المستندات أو الوثائق، أن تكون مترجمة للإنجليزية ومعتمدة من الجهة الصادرة منها، وأن يتم التصديق عليها من قبل وزارة الخارجية بإعتبارها الجهة التي تمثل مؤسسات وهيئات وشركات ووزارات المملكة في الخارج.