نظام الشؤون الدراسية
كانت الحاجة الماسة لوجود نظام يخدم عمل الملحقيات ونقلها من العمل الورقي إلى الإلكتروني وربطها جميعاً هو السبب الرئيس للبدء في تطوير نظام الشؤون الدراسية، حيث تقوم الملحقية عن طريق النظام بمتابعة الطالب المبتعث وكذلك إدارات الوزارة المعنية. مما يزيد من كفاءة العمل وتوفير الوقت. كما يعتبر نظام الشؤون الدراسية النظام المركزي الذي يحوي على قاعدة بيانات الطلبة سواء الشخصية، الأكاديمية أو القرارات المتعلقة ببعثتهم وهو المصدر لجميع التقارير الإحصائية المتعلقة بالطلبة الدارسين بالخارج.
والنظام يقدم مجموعة من الخدمات المتعلقة بالطلاب ومنها: إضافة طالب، بيانات الصرف، التقارير الدراسية، تقارير اللغة ، تغيير الجامعة، تغيير تخصص .. الخ من الخدمات الأكاديمية المتعددة، إضافة الى ذلك فإن النظام يرتبط بمجموعة أنظمة أخرى مثل: بوابة الطلبة المبتعثين، برنامج خادم الحرمين الشريفين للابتعاث ، نظام الإلحاق، نظام المتابعة وغيرها من الأنظمة.
مميزات النظام:
• نظام مركزي للطلبة الدارسين في الخارج يربط جميع الملحقيات الثقافية وقطاعات الوزارة مع بعضها البعض.
• يقدم النظام مجموعة من الخدمات الإدارية (الإشرافية) للملحقيات الثقافية مما يسهل عملية متابعة وإدارة الطلاب مثل التقارير الدراسية والخطة الدراسية.
• يعتبر النظام مرجع لجميع القرارات المتعلقة بالابتعاث ومتابعة المبتعثين الذين على رأس البعثة.
• يحفظ النظام جميع القرارات والمعلومات التي تمت على الطلاب في البعثات السابقة.
• يرتبط النظام بمجموعة من الأنظمة الأخرى في الوزارة باعتباره النظام المركزي لجميع بيانات الطلاب مثل الربط مع النظام المالي ونظام سير العمل.
• يقدم النظام مجموعة من التقارير الاحصائية عن الطلبة الدارسين في الخارج.
• تم تصميم النظام بطريقة تضمن الخصوصية وترفع من مستوى الضبط والرقابة.